Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden Unternehmen

ByAEGIS Team
Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden Unternehmen

Kaum zu glauben, aber mehr als 90% der Unternehmen in Deutschland führen noch immer Lieferscheine als wichtiges Dokument in ihren Geschäftsprozessen. Obwohl die Erstellung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, nutzen die meisten Betriebe diese Papiere als Nachweis über die ordnungsgemäße Warenzustellung und als Informationsgrundlage über Art und Umfang der gelieferten Güter. Aufgrund der teilweisen steuerlichen Relevanz von Lieferscheinen sieht der Gesetzgeber in Deutschland jedoch bestimmte Aufbewahrungsfristen vor, die Unternehmen beachten müssen.

In dieser Einführung erfährst du, wie lange Lieferscheine in Unternehmen aufbewahrt werden müssen und welche Vorschriften dabei zu beachten sind. Erfahre außerdem, wie die Digitalisierung den Umgang mit diesen wichtigen Dokumenten erleichtert.

Einführung in die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine

Lieferscheine spielen eine zentrale Rolle im Geschäftsalltag von Unternehmen. Sie dienen als wichtiges Bindeglied zwischen Lieferanten und Kunden und erfüllen verschiedene Funktionen. Für die Aufbewahrung dieser Dokumente gelten in Deutschland gesetzliche Vorschriften, die sich sowohl aus dem Handelsrecht als auch dem Steuerrecht ergeben.

Bedeutung von Lieferscheinen für Unternehmen

Lieferscheine dokumentieren den Wareneingang und -ausgang und sind somit unerlässlich für den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen. Sie dienen als Nachweis für die tatsächlich gelieferte Menge und Qualität der Waren und bilden die Grundlage für die Rechnungsstellung. Darüber hinaus können Lieferscheine bei Reklamationen oder Rückgaben herangezogen werden.

Gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung

Die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung von Lieferscheinen finden sich im Handelsrecht und Steuerrecht. Kaufleute sind gemäß Handelsgesetzbuch dazu verpflichtet, Bücher zu führen und bestimmte Unterlagen, wie Lieferscheine, aufzubewahren. Zudem müssen nach Abgabenordnung Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für mindestens 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfristen hängen davon ab, ob der Lieferschein als Handels- oder Geschäftsbrief oder als rein steuerrechtlich relevanter Buchungsbeleg einzustufen ist. In der Praxis empfiehlt es sich daher, alle Lieferscheine für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren, um auf der sicheren Seite zu sein.

Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren für Lieferscheine

Gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB) müssen Lieferscheine, die als Handels- oder Geschäftsbriefe eingestuft werden, für einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahrt werden. Dabei dokumentiert der Lieferschein einen Schriftwechsel im Rahmen eines geschäftlichen Vorgangs, etwa als Warenbegleitschein, Frachtbrief oder Packliste.

Lieferscheine als Handels- oder Geschäftsbriefe

Seit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes 2017 endet die Aufbewahrungspflicht für diese Lieferscheine mit dem Versand der zugehörigen Rechnung. Das bedeutet, dass Unternehmen Lieferscheine nur noch so lange aufbewahren müssen, bis die dazugehörige Rechnung versendet wurde.

Diese Neuregelung betrifft alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungsfristen zum 31.12.2016 noch nicht abgelaufen waren. Unternehmen, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, profitieren besonders von der vereinfachten Handhabung der Aufbewahrungspflichten für Lieferscheine.

Die digitale Archivierung von Lieferscheinen wird vom Gesetzgeber ebenfalls erlaubt und kann den gesamten Aufbewahrungsprozess für Unternehmen effizienter gestalten.

Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Lieferscheine

Lieferscheine, die als Buchungsbeleg gelten, unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gemäß der Abgabenordnung (AO). Das ist der Fall, wenn der Lieferschein handschriftliche Vermerke oder Kontierungen enthält, die für die Buchhaltung und Steuererklärung relevant sind. Der Lieferschein wird dann fester Bestandteil des Rechnungsbelegs und muss für 10 Jahre aufbewahrt werden, damit das Finanzamt bei Prüfungen alle Geschäftsvorfälle nachvollziehen kann.

Diese umfangreichen Aufbewahrungsfristen gelten nicht nur für Lieferscheine, sondern auch für diverse andere Buchhaltungsdaten wie Steuerbescheide, Lohnunterlagen, Jahresabschlüsse, Kontoauszüge und Quittungen. Unternehmen mit einem Umsatz von mindestens 500.000 Euro und einem Gewinn von 50.000 Euro müssen die Aufbewahrungsfristen einhalten. Bei Verstößen drohen Strafen in Form von Geld- oder Freiheitsstrafen, abhängig von der Rückzahlungsfrist und der Schwere des Vergehens.

Die Aufbewahrungsfristen für Aufbewahrungsfrist 10 Jahre, Steuerrecht und Buchungsbeleg sind in den einschlägigen Paragraphen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Lieferscheine können in der Regel entsorgt werden, wenn alle relevanten Informationen auf den Rechnungen enthalten sind. Ausnahmen gelten, wenn Lieferscheine selbst als Beleg oder Bestandteil der Rechnung dienen.

„Die Aufbewahrung von Lieferscheinen für 10 Jahre ist für Unternehmen entscheidend, um alle Geschäftsvorfälle für Steuerbehörden lückenlos nachweisen zu können.“

Das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz, das seit Juni 2017 in Kraft ist, regelt die Aufbewahrungspflichten für Lieferscheine explizit. Rückwirkend ab dem 01. Januar 2017 gelten die neuen Regelungen. Entscheidend ist, ob der Lieferschein als Buchungsbeleg dient oder nicht. Nicht als Buchungsbeleg erfasste Eingangslieferscheine müssen nach Erhalt der Rechnung nicht mehr aufbewahrt werden.

Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden Unternehmen

Als Unternehmen ist es wichtig, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine genau zu kennen. Die Dauer der Aufbewahrung unterscheidet sich je nach rechtlicher Einordnung der Dokumente.

Lieferscheine, die als Handelsbriefe gelten, müssen gemäß dem Handelsrecht 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Dienen die Lieferscheine hingegen als Buchungsbelege, so beträgt die Aufbewahrungsfrist im Steuerrecht 10 Jahre.

Die Aufbewahrungsfristen beginnen dabei nicht mit der Erstellung des Lieferscheins, sondern erst am Ende des Kalenderjahres, in dem der Geschäftsvorgang stattfand. Dies erleichtert die Verwaltung und Archivierung für Unternehmen.

Rechtsgrundlage Aufbewahrungsfrist
Handelsrecht 6 Jahre
Steuerrecht 10 Jahre

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dienen dazu, Geschäftsvorfälle transparent zu machen und eine steuerrechtliche Absicherung zu gewährleisten. Für Unternehmen ist es daher unerlässlich, diese Fristen einzuhalten und ein effizientes Dokumentenmanagement zu etablieren.

Mit der Einführung digitaler Dokumentenmanagement-Systeme können Unternehmen die Verwaltung von Lieferscheinen weiter optimieren. Elektronische Archivierung und revisionssichere Speicherung erleichtern den Umgang mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Ausnahmen: Wann Lieferscheine früher vernichtet werden dürfen

Durch das 2017 in Kraft getretene Bürokratieentlastungsgesetz II wurden Erleichterungen bei der Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine geschaffen. In Fällen, in denen der Lieferant zusätzlich zur Lieferung eine Rechnung versendet, endet die Aufbewahrungspflicht für den Lieferschein mit dem Rechnungsversand. Dies bedeutet, dass weder der Lieferant noch der Empfänger den Lieferschein weiter aufbewahren müssen.

Neuregelung durch Bürokratieentlastungsgesetz II

Die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine greift nur dann, wenn der Lieferschein selbst als Buchungsbeleg dient. In diesem Fall gilt weiterhin die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Durch die Neuregelung im Bürokratieentlastungsgesetz II können Unternehmen die Lieferscheine in solchen Fällen, in denen sie zusätzlich zur Lieferung eine Rechnung ausstellen, früher vernichten und müssen sie nicht mehr die vollen 10 Jahre aufbewahren.

„Durch das Bürokratieentlastungsgesetz II wurden die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine vereinfacht.“

Diese Erleichterung soll Unternehmen bei der Dokumentenverwaltung entlasten und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Allerdings gilt die Ausnahme nur für Lieferscheine, die nicht selbst als Buchungsbeleg dienen. In diesen Fällen bleibt die 10-jährige Aufbewahrungspflicht bestehen.

Beginn der Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine

Die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine beginnt nicht mit dem Erstellungsdatum, sondern erst am 1. Januar des Folgejahres. Ein Lieferschein, der im März 2023 erstellt wurde, unterliegt der Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2024. Diese Regelung gilt sowohl für Lieferscheine, die als Handels- oder Geschäftsbriefe, als auch für solche, die als Buchungsbelege eingestuft werden.

Einfache Lieferscheine haben gemäß § 147 der Abgabenordnung eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Lieferscheine, die gleichzeitig als Rechnung dienen, müssen hingegen für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Gemäß dem Bürokratieentlastungsgesetz müssen Lieferscheine nur noch bis zum Erhalt der zugehörigen Rechnung aufbewahrt werden. Diese Neuregelung erleichtert den Aufbewahrungsprozess für Unternehmen.

Regelmäßig bilanzierende Unternehmen müssen Lieferscheine, die als Buchungsbelege dienen, für 10 Jahre aufbewahren. Diese Frist beginnt ebenfalls am 1. Januar des Folgejahres.

Art des Lieferscheins Aufbewahrungsfrist
Einfache Lieferscheine 6 Jahre
Lieferscheine, die zugleich als Rechnung dienen 10 Jahre
Lieferscheine als Buchungsbelege (für bilanzierende Unternehmen) 10 Jahre

Die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine beginnt immer am 1. Januar des Folgejahres, in dem der Lieferschein erstellt wurde. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um Handels- oder Geschäftsbriefe oder um Buchungsbelege handelt.

Vorteile der Aufbewahrung von Lieferscheinen

Die Aufbewahrung von Lieferscheinen ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch praktische Vorteile für Unternehmen. Ein gut organisiertes Archiv ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen, was die Bearbeitung von Anfragen, Reklamationen oder Buchführungsprüfungen beschleunigt.

Schnellere Bearbeitung von Anfragen und Reklamationen

Lieferscheine sind wichtige Nachweise für die korrekte Auslieferung von Waren. Durch die geordnete Aufbewahrung können diese Dokumente schnell abgerufen werden, um Kundenanfragen und Reklamationen effizient zu bearbeiten. Dies erhöht den Kundenservice und die Kundenzufriedenheit.

Optimierung des Archivierungsprozesses durch Digitalisierung

Durch die Digitalisierung können Lieferscheine revisionssicher elektronisch gespeichert werden. Dies optimiert den gesamten Archivierungsprozess und spart wertvolle Bürofläche. Zudem bieten digitale Dokumenten-Management-Systeme (DMS) verbesserte Datensicherheit und -integrität durch Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen und Verschlüsselung.

Vorteil Erläuterung
Schnellere Bearbeitung von Anfragen Lieferscheine dienen als wichtige Nachweise und können schnell abgerufen werden, um Kundenanfragen effizient zu bearbeiten.
Optimierung des Archivierungsprozesses Durch Digitalisierung können Lieferscheine revisionssicher elektronisch gespeichert werden, was Platz im Büro spart und die Datensicherheit erhöht.

Digitalisierung von Lieferscheinen

Die Aufbewahrung von Lieferscheinen ist somit nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern bietet Unternehmen auch praktische Vorteile bei der Aufbewahrung von Lieferscheinen, wie eine schnellere Bearbeitung von Anfragen und Reklamationen sowie eine Optimierung des Archivierungsprozesses durch Digitalisierung.

Aufbewahrungspflicht für bilanzierende Unternehmen

Unternehmen, die einer Bilanzierungspflicht unterliegen und der Soll-Versteuerung unterworfen sind, sollten grundsätzlich alle Lieferscheine aufbewahren. Auch wenn der Lieferschein im Einzelfall keinen Buchungsbeleg darstellt, muss er in der Buchhaltung sauber dokumentiert werden, da das Finanzamt alle Geschäftsvorfälle nachvollziehen können muss. Daher ist es für bilanzierende Unternehmen ratsam, Lieferscheine unabhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht aufzubewahren.

Lieferscheine gelten als Buchungsbelege mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, wenn sie wichtige Daten enthalten. Sollten die Lieferscheine jedoch lediglich als Geschäftsbriefe eingestuft werden, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre. Bei Verletzung der Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine kann eine Geldstrafe oder Freiheitsstrafe gemäß § 257 StGB erfolgen.

Unterlage Aufbewahrungsfrist
Lieferscheine (als Buchungsbelege) 10 Jahre
Lieferscheine (als Geschäftsbriefe) 6 Jahre
Handelsbücher, Inventare, Bilanzen 10 Jahre
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe 6 Jahre
Abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege 6 Jahre
Buchungsunterlagen, elektronische Zollanmeldungen 10 Jahre

Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine und andere Unterlagen beginnen in der Regel mit dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres und nicht nach einer Betriebsprüfung. Dabei können Lieferscheine sowohl im Original als auch digital aufbewahrt werden, solange sie während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar sind.

Dokumentenmanagement-Systeme für effiziente Verwaltung

In der digitalen Ära müssen Lieferscheine nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ermöglicht Unternehmen, ihre Archivierung zu optimieren. Durch die Digitalisierung können Lieferscheine elektronisch gespeichert und revisionssicher archiviert werden. Dies erspart den Aufwand der Papieraufbewahrung und bietet die Möglichkeit, Lieferscheine vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu vernichten, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Automatisierte Archivierung

Ein DMS ermöglicht eine automatisierte Archivierung von Lieferscheinen. Alle eingehenden Dokumente können digital erfasst, klassifiziert und strukturiert in einem zentralen Archiv gespeichert werden. Dieser Prozess ist nicht nur effizient, sondern auch fehlerfrei, da manuelle Eingabefehler vermieden werden.

Revisionssichere Speicherung

Die digitale Speicherung von Lieferscheinen in einem DMS stellt sicher, dass die Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Jede Änderung oder Zugriff wird protokolliert, sodass die Integrität und Authentizität der Unterlagen jederzeit nachgewiesen werden kann. Dies ist besonders wichtig, um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.

Dokumentenmanagement-Systeme

„Der Einsatz eines DMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Archivierung von Lieferscheinen erheblich zu vereinfachen und zu optimieren.“

Fazit

Lieferscheine sind unverzichtbare Dokumente für Unternehmen in Deutschland. Sie dienen der Kontrolle der gelieferten Waren, der Dokumentation des Warenaustauschs und als Nachweis für den Empfang der Ware durch den Kunden. Der Gesetzgeber hat für die Aufbewahrung von Lieferscheinen klare Fristen definiert, die zwischen 6 und 10 Jahren liegen können, je nach Verwendungszweck.

Unternehmen müssen diese Aufbewahrungspflichten einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Durch den Einsatz moderner Dokumentenmanagement-Systeme können Lieferscheine effizient verwaltet und archiviert werden. So lassen sich Abläufe optimieren, Anfragen schnell bearbeiten und Lieferscheine revisionssicher aufbewahren.

Insgesamt sind Lieferscheine ein wichtiger Bestandteil des kaufmännischen Alltags in Deutschland. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung ist für Unternehmen essentiell, um Rechtssicherheit zu gewährleisten und Betriebsprüfungen ohne Probleme zu bestehen.

FAQ

Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine in Deutschland hängt davon ab, ob sie als Handels- oder Geschäftsbriefe oder als Buchungsbelege einzustufen sind. Für Handels- oder Geschäftsbriefe beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre, für Buchungsbelege 10 Jahre.

Welche gesetzlichen Vorschriften gibt es zur Aufbewahrung von Lieferscheinen?

Die Aufbewahrungspflichten für Lieferscheine ergeben sich aus dem Handelsrecht (HGB) und dem Steuerrecht (AO). Das Handelsrecht schreibt eine 6-jährige Aufbewahrung für Handels- oder Geschäftsbriefe vor, das Steuerrecht eine 10-jährige Aufbewahrung für Buchungsbelege.

Wann gelten Lieferscheine als Handels- oder Geschäftsbriefe?

Lieferscheine gelten als Handels- oder Geschäftsbriefe, wenn sie einen Schriftwechsel im Rahmen eines Geschäfts dokumentieren, etwa als Warenbegleitschein, Frachtbrief oder Packliste.

Wann gelten Lieferscheine als Buchungsbelege?

Lieferscheine werden als Buchungsbelege eingestuft, wenn sie handschriftliche Vermerke oder Kontierungen enthalten, die für die Buchhaltung und Steuererklärung relevant sind.

Gibt es Ausnahmen bei der Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine?

Ja, durch das Bürokratieentlastungsgesetz II von 2017 endet die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine, wenn zusätzlich zur Lieferung eine Rechnung versendet wird. In diesem Fall müssen Lieferant und Empfänger den Lieferschein nicht mehr aufbewahren.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine?

Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine beginnen nicht mit dem Erstellungsdatum, sondern erst am 1. Januar des Folgejahres, in dem der Geschäftsvorgang stattfand.

Welche Vorteile bietet die Aufbewahrung von Lieferscheinen?

Ein gut organisiertes Archiv ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf die Informationen, was die Bearbeitung von Anfragen, Reklamationen oder Buchführungsprüfungen beschleunigt. Durch die Digitalisierung können Lieferscheine revisionssicher elektronisch gespeichert werden, was den Archivierungsprozess optimiert und Platz im Büro spart.

Müssen bilanzierende Unternehmen alle Lieferscheine aufbewahren?

Ja, bilanzierende Unternehmen, die der Soll-Versteuerung unterliegen, sollten grundsätzlich alle Lieferscheine aufbewahren, auch wenn sie im Einzelfall keinen Buchungsbeleg darstellen. Das Finanzamt muss alle Geschäftsvorfälle nachvollziehen können.

Wie können Unternehmen die Verwaltung von Lieferscheinen optimieren?

Durch den Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen können Lieferscheine elektronisch gespeichert und revisionssicher archiviert werden. Dies erspart den Aufwand der Papieraufbewahrung und bietet die Möglichkeit, Lieferscheine vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu vernichten.

Quellenverweise

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