Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden Unternehmen

Wussten Sie, dass Unternehmen in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet sind, Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen für bis zu 10 Jahre aufzubewahren? Diese Aufbewahrungspflicht ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) verankert und soll Transparenz und Rückverfolgbarkeit in Unternehmen gewährleisten. Für Privatpersonen gelten hingegen deutlich kürzere Aufbewahrungsfristen oder gar keine gesetzliche Verpflichtung.

Als Gewerbetreibender musst du dich an diese Regularien halten, um Strafen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Doch warum sind die Aufbewahrungsfristen so wichtig? Und wie genau sieht die Praxis der Rechnungsaufbewahrung aus? In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige rund um die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen und Geschäftsunterlagen für Unternehmen.

Warum müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und andere geschäftliche Dokumente spielt eine wichtige Rolle für Unternehmen. Sie dient dazu, die Transparenz und Rückverfolgbarkeit aller abgeschlossenen Geschäftsvorgänge sicherzustellen.

Aus steuerrechtlichen Gründen müssen Unternehmen und deren finanzielle Situation sowie Transaktionen kontrollierbar und nachvollziehbar sein, um Betrug vorzubeugen. Eine Aufbewahrungspflicht dient auch als Absicherung für Geschäftspartner, um sich bei Unklarheiten oder Unstimmigkeiten auf bestimmte Vorgänge berufen zu können.

Transparenz und Rückverfolgbarkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen dokumentiert und rückverfolgbar sein
Finanzielle Situation des Unternehmens muss kontrollierbar sein
Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Prüfungen ermöglichen

Behördliche und steuerliche Prüfungen können durchgeführt werden
Korrektheit der Geschäftsunterlagen kann nachgewiesen werden
Unternehmen kann Rede und Antwort stehen

Betrug vorbeugen

Aufbewahrungspflicht dient als Schutz gegen Manipulationen
Finanzielle Transaktionen müssen nachvollziehbar sein
Unternehmen können Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkennen

Sicherheit für Geschäftspartner

Geschäftspartner können sich auf Unterlagen berufen
Unklarheiten oder Streitigkeiten können geklärt werden
Gegenseitige Absicherung durch dokumentierte Vorgänge

Insgesamt dient die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und andere Unterlagen dazu, die Gründe Aufbewahrungspflicht Rechnungen, den Zweck Rechnungsarchivierung und die Vorteile Dokumentenaufbewahrung sicherzustellen. Sie ist ein wichtiges Instrument für Transparenz, Kontrolle und Rückverfolgbarkeit im Unternehmen.

Was sind die GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein wichtiger Teil des deutschen Steuerrechts. Sie legen fest, wie Unternehmen ihre digitalen Unterlagen, wie Rechnungen und Buchungsdaten, ordnungsgemäß führen und aufbewahren müssen.

Die GoBD-Definition umfasst detaillierte Vorgaben zur Bedeutung GoBD für Unternehmen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Grundsätze digitale Buchführung den Kriterien der GoBD entsprechen, um bei Betriebsprüfungen bestehen zu können. Dazu gehört, dass die Unterlagen nachvollziehbar, fälschungssicher und jederzeit abrufbar sein müssen.

Die GoBD wurden erstmals 2014 vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht und 2019 überarbeitet.
Sie gelten für alle Unternehmen, Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufler in Deutschland.
Zentrale Anforderungen sind Ordnung, Erfassung, Fälschungssicherheit, Wahrheit und Vollständigkeit der archivierten Dokumente.

Digitale Lösungen wie ein Dokumentenmanagementsystem können Unternehmen dabei unterstützen, die hohen GoBD-Standards einzuhalten und ihre Buchführung revisionssicher zu gestalten.

Rechtliche Grundlagen für die Aufbewahrungspflicht

Die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrung von Rechnungen und anderen wichtigen Geschäftsunterlagen finden sich in der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Darüber hinaus gibt es zusätzliche Vorgaben im Umsatzsteuergesetz (UStG) zur Aufbewahrung von Rechnungen. Diese Gesetze und Verordnungen legen detailliert fest, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen.

Grundsätzlich werden steuerliche Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren differenziert. Die Aufbewahrungsfrist für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Buchungsbelege und bestimmte Unterlagen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.

Es wird jedoch gefordert, die Aufbewahrungsfristen auf fünf Jahre zu verkürzen. Besondere Aufbewahrungsfristen gelten zudem für Steuerpflichtige mit Beziehungen zu Drittstaat-Gesellschaften und für Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften über 500.000 Euro.

Die Frist für die Aufbewahrung von Rechnungen beträgt zehn Jahren gemäß § 14b UStG. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen oder Änderungen vorgenommen wurden oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden. Die Aufbewahrungsfrist kann sich unter bestimmten Voraussetzungen verlängern, z.B. während einer Außenprüfung oder bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Aufbewahrungsfrist	Dokumente
2 Jahre	Rechnungen & Unterlagen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG))
6 Jahre	Steuerrelevante Belege und Aufzeichnungen von Personen mit einem Jahresumsatz > 500.000 € (§147a AO)
2 Jahre	Alltägliche Kaufbelege für den Garantiefall
4 Jahre	Bankunterlagen wie Kontoauszüge und Überweisungen
30 Jahre	Kreditunterlagen, Mahnscheide, Prozessakten & Urteile
Lebenslang	Standesamtliche Urkunden

Es ist geplant, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre zu verkürzen (voraussichtlich ab 1. Januar 2025). Zudem kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern, wenn die Unterlagen für noch nicht abgelaufene Festsetzungsfristen von Steuern von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO).

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden Unternehmen?

Als Unternehmen hast du eine klare gesetzliche Verpflichtung, deine Rechnungen und Geschäftsunterlagen gewissenhaft aufzubewahren. Die Dauer der Aufbewahrungspflicht für Rechnungen ist dabei klar geregelt.

10 Jahre für Ausgangs- und Eingangsrechnungen

Für Rechnungen, die dein Unternehmen selbst ausgestellt oder erhalten hat (Ausgangs- und Eingangsrechnungen), gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Diese Frist beginnt immer mit dem Ende (31.12.) des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Somit endet die Aufbewahrungspflicht für eine Rechnung, die 2023 ausgestellt wurde, am 31.12.2033.

Fristbeginn und Fristende

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen sind also klar definiert. Sie stellen sicher, dass Unternehmen ihre steuerrelevanten Unterlagen über einen ausreichend langen Zeitraum aufbewahren können. So sind deine Finanzdaten für mögliche Prüfungen durch Behörden jederzeit verfügbar.

Dokumentenart	Aufbewahrungsfrist
Ausgangs- und Eingangsrechnungen	10 Jahre
Handels- und Geschäftsbriefe, Angebote, Mahnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen	6 Jahre
Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Lageberichte, Zolldokumente	10 Jahre

Es gibt auch Ausnahmen, bei denen die Aufbewahrungsfrist länger als 10 Jahre betragen kann, beispielsweise in speziellen Steuerfällen. Die digitale Erfassung und Speicherung von Rechnungen und Belegen kann Unternehmen dabei unterstützen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Verjährung von Rechnungen

Rechnungen können ihre Gültigkeit verlieren und „verjähren“. Damit ein Rechnungsanspruch verjähren kann, muss zunächst ein gültiger Anspruch bestehen – die Rechnung muss also tatsächlich gestellt worden sein. Die Verjährungsfrist beginnt wie bei der Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Damit die Frist zu laufen beginnt, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

Der Anspruch an sich muss entstehen, also die Rechnung muss nachweisbar gestellt werden.
Der Rechnungsempfänger muss über diesen Anspruch informiert sein.

Laut dem deutschen Umsatzsteuergesetz beträgt die Frist für das Ausstellen einer Rechnung 6 Monate für Unternehmen und juristische Personen. Die Verjährung von Rechnungsansprüchen liegt in Deutschland bei 3 Jahren. Wenn innerhalb dieses Zeitraums keine Zahlung erfolgt und kein Mahnverfahren eingeleitet wurde, erlischt der Anspruch.

Aufbewahrungspflicht	Dauer
Rechnungen, Stornierungen und Gutschriften	10 Jahre
Kontoauszüge und Überweisungen	Mindestens 3 Jahre
Mietvertragsdokumente	3 Jahre nach Vertragsende
Steuerunterlagen	Mindestens 4 Jahre, bis zu 10 Jahre
Handwerkerrechnungen für Privatkunden	6 Jahre

Um die Gültigkeit von Rechnungen zu gewährleisten und die Voraussetzungen Fristablauf zu erfüllen, müssen Unternehmen und Privatpersonen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten. Sowohl analoge als auch digitale Unterlagen unterliegen den gleichen Fristen, wobei ein regelmäßiges Backup digitaler Dokumente empfohlen wird.

Digitale Aufbewahrung von Rechnungen

Unternehmen dürfen heutzutage Rechnungen nicht mehr nur in Papierform aufbewahren, sondern können diese auch digital archivieren. Dabei müssen sie jedoch die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) einhalten.

Voraussetzungen für digitale Rechnungsaufbewahrung

Damit die digitale Archivierung von Rechnungen rechtssicher ist, müssen diese lesbar, unveränderbar und manipulationssicher aufbewahrt werden. Einfache Office-Programme wie Word oder Excel erfüllen diese Anforderungen in der Regel nicht. Stattdessen sind spezielle Digitale Archivierung Rechnungen oder elektronische Dokumentenaufbewahrung-Systeme erforderlich.

Diese Systeme stellen sicher, dass die Anforderungen GoBD an die digitale Aufbewahrung erfüllt werden:

Die Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden.
Das Aufbewahrungsmedium muss elektronisch sein und Änderungen nicht zulassen.
Die Rechnungen müssen während der gesamten 10-jährigen Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäß archiviert werden.
Der Zugriff auf die Rechnungen muss jederzeit möglich sein.

Durch die digitale Aufbewahrung von Rechnungen profitieren Unternehmen von Platz- und Ressourcenersparnis, schnellerer Suche, besserer Compliance, höherer Datensicherheit und ortsunabhängigem Zugriff.

Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen

Auch Privatpersonen unterliegen in bestimmten Fällen einer Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Während es für Rechnungen an private Kunden generell keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt, müssen Privatpersonen jedoch Rechnungen über Handwerksleistungen zwei Jahre lang aufbewahren.

Sonderregelung Handwerkerrechnungen

Handwerksbetriebe sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Kunden auf diese zweijährige Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen hinzuweisen. Dieser Sonderfall ist im Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG) geregelt und soll Privatpersonen dabei unterstützen, ihre Gewährleistungsansprüche im Falle von Mängeln geltend machen zu können.

Im Gegensatz zur allgemeinen Empfehlung, Rechnungen und Kontoauszüge für private Zwecke zwei Jahre lang aufzubewahren, besteht für Handwerkerrechnungen also eine verbindliche Aufbewahrungspflicht. Dieses Gebot hilft Verbrauchern, ihre Rechte zu wahren und Unstimmigkeiten mit Handwerkern zu klären.

Aufbewahrungspflicht	Dauer	Dokumentenart
Für Privatpersonen	2 Jahre	Handwerkerrechnungen
Für Unternehmen	6-10 Jahre	Rechnungen, Buchungsbelege, Handelsbücher

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass zwar Privatpersonen generell keine umfassende Aufbewahrungspflicht für Rechnungen haben, aber bei Handwerkerrechnungen eine Ausnahme gilt. Dieses Sonderregime soll Verbraucher dabei unterstützen, ihre gesetzlichen Gewährleistungsansprüche gegenüber Handwerksbetrieben durchzusetzen.

Freiwillige Aufbewahrung anderer Dokumente

Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten können Privatpersonen auch freiwillig andere Unterlagen wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen oder Kontoauszüge aufbewahren. Zwar besteht hierfür keine rechtliche Verpflichtung, jedoch kann es in bestimmten Fällen sinnvoll sein, diese Dokumente aufzubewahren, z.B. um Forderungen zu belegen oder Steuerangelegenheiten nachzuweisen.

Hier sind einige Empfehlungen für Privatpersonen, welche nützlichen Belege sie freiwillig aufbewahren können:

Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen
Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen
Versicherungspolicen und Schadensmeldungen
Kaufverträge für größere Anschaffungen
Kontoauszüge und Überweisungsbelege
Quittungen für Reparaturen und Handwerkerleistungen

Die Aufbewahrung dieser Dokumente kann sich in verschiedenen Situationen als hilfreich erweisen, z.B. bei Rentenberechnungen, Steuererklärungen oder im Falle von Rechtsstreitigkeiten. Auch wenn keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, ist es ratsam, wichtige Belege für die Dokumentation der persönlichen Finanzen und Rechtsverhältnisse aufzubewahren.

Dokument	Empfohlene Aufbewahrungsdauer
Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen	Bis zum Erreichen des Renteneintrittsalters
Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen	Bis 1 Jahr nach Vertragsende
Versicherungspolicen und Schadensmeldungen	Bis 10 Jahre nach Vertragsende
Kaufverträge für größere Anschaffungen	Bis zum Verkauf oder Entsorgung des Gegenstands
Kontoauszüge und Überweisungsbelege	Bis 10 Jahre nach Geschäftsabschluss
Quittungen für Reparaturen und Handwerkerleistungen	Bis 10 Jahre nach Rechnungsausstellung

Bei der freiwilligen Dokumentenaufbewahrung sollten Privatpersonen darauf achten, dass die Belege übersichtlich sortiert und geordnet aufbewahrt werden, um sie bei Bedarf schnell wiederfinden zu können.

Fazit

Zusammenfassend unterliegen Unternehmen in Deutschland einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und andere wichtige Geschäftsunterlagen. Diese Pflicht dient der Transparenz, Prüfungsfähigkeit und Betrugsvorbeugung. Die konkreten Aufbewahrungsfristen sind im Steuer- und Handelsrecht geregelt und betragen in der Regel 10 Jahre für Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Auch Privatpersonen müssen in Sonderfällen, wie bei Handwerkerrechnungen, Belege aufbewahren. Die digitale Archivierung ist möglich, sofern die Vorgaben der GoBD eingehalten werden. Eine sorgfältige Dokumentenaufbewahrung ist somit für Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen wichtig, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und den Geschäftsbetrieb abzusichern.

Die Aufbewahrung von Rechnungen und anderen Unterlagen ist ein wesentlicher Teil der Betriebsführung und des Finanzmanagements. Sie stellt nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung dar, sondern bietet auch zahlreiche praktische Vorteile wie Kosteneinsparungen, erhöhte Effizienz und verbesserte Auffindbarkeit. Daher ist es ratsam, sich mit den geltenden Aufbewahrungsfristen und -richtlinien vertraut zu machen und ein effizientes Dokumentenmanagement zu etablieren.

FAQ

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden Unternehmen?

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Für Rechnungen, die Unternehmen selbst ausgestellt oder erhalten haben (Eingangs- und Ausgangsrechnungen), gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Warum müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Mit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht sollen Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller abgeschlossenen Geschäftsvorgänge eines Unternehmens gewährleistet werden. Aus steuerrechtlichen Gründen müssen Unternehmen und deren finanzielle Situation und Transaktionen kontrollierbar und nachvollziehbar sein, um Betrug vorzubeugen. Eine Aufbewahrungspflicht dient auch als Absicherung für die Geschäftspartner, um sich bei Unklarheiten oder Uneinigkeiten auf gewisse Transaktionen berufen zu können.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie legen Standards fest, nach denen Rechnungen und andere Unterlagen digital archiviert werden müssen.

Welche rechtlichen Grundlagen gibt es für die Aufbewahrungspflicht?

Die gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrung von Rechnungen und anderen Geschäftsunterlagen sind in der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) verankert. Zusätzlich gibt es Vorgaben im Umsatzsteuergesetz (UStG) zur Aufbewahrung von Rechnungen.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden Unternehmen?

Für Rechnungen, die Unternehmen selbst ausgestellt oder erhalten haben (Eingangs- und Ausgangsrechnungen), gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Diese 10-jährige Frist beginnt immer mit dem Ende (31.12.) des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde.

Können Rechnungen verjähren?

Ja, Rechnungen können ihre Gültigkeit verlieren und „verjähren“. Damit etwas verjähren kann, muss zunächst ein Anspruch bestehen – die Rechnung muss also tatsächlich gestellt worden sein. Die Verjährungsfrist beginnt wie bei der Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Wie können Rechnungen digital aufbewahrt werden?

Unternehmen dürfen Rechnungen auch digital archivieren, müssen dabei jedoch die Vorgaben der GoBD einhalten. Das bedeutet, dass die digitalen Dokumente lesbar, unveränderbar und manipulationssicher aufbewahrt werden müssen.

Haben auch Privatpersonen eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen?

Ja, auch Privatpersonen unterliegen in bestimmten Fällen einer Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Für Rechnungen über Handwerksleistungen müssen Privatpersonen diese zwei Jahre lang aufbewahren.

Müssen Privatpersonen noch andere Dokumente aufbewahren?

Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten können Privatpersonen auch freiwillig andere Unterlagen wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen oder Kontoauszüge aufbewahren. Zwar besteht hierfür keine rechtliche Verpflichtung, jedoch kann es in bestimmten Fällen sinnvoll sein, diese Dokumente aufzubewahren.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden Unternehmen